紫光档案系统在功能上主要分为档案采集管理、档案利用、档案业务和系统管理四大部分，使档案工作人员可以轻松掌握系统的应用，对档案采集功能上强调简便，对系统设置功能上强调强大，对综合利用功能上强调易用，档案业务则强调个性化，这样的系统划分，能够更加符合档案使用者的实际情况，实现了功能强大和简便易用的完美结合。应用功能架构图如下：

档案采集管理：分为档案信息采集、归档档案管理、鉴定销毁、备份恢复等，涵盖了档案管理的生命周期，涉及到收集，整编，鉴定、销毁和导入导出的日常管理工作，主要针对档案管理人员或各部门的兼职档案员，自动或辅助手工实现档案的采集和管理工作。

档案利用：分为数据查询，档案借阅、档案推送、档案赋权、档案编研、光盘制作等，提供给公司普通员工查阅档案，借阅原件，申请权限等综合利用能力，以确保档案变成公司的知识，提升竞争力。

档案业务：分为温湿度展示、项目管理、信息发布、档案考评、档案年报等档案管理方面的应用，管理员能更好的完成对档案业务的开展情况的掌控，及时考核和管理上下级档案的进展情况。

系统管理：分为档案配置，系统配置和统计日志三部分，用户可以针对不同行业的档案管理需求和规范，定制配置档案的业务规则，构建单位和组织，管理人员和角色，进而控制档案权限，同时也提供了报表设置、日志管理，档案使用情况、工作情况等统计，系统管理通过设置系统以保证档案的符合本单位实际情况。